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DMS (Document Management System)

Il Document management system (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente il DMS è un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La dizione talvolta ha sovrapposizioni con il concetto di content management system (gestione dei contenuti). Quando il DMS è utilizzato in un'azienza o in genere in un'organizzazione strutturata, viene spesso denominato enterprise content management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow.

A partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software hanno cominciato a proporre sistemi per gestire i documenti cartacei. Questi sistemi trattavano unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo.  Con l'evoluzione dell'informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDM) gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

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