La gestione dei processi aziendali (BPM) è una disciplina che utilizza vari metodi per scoprire, modellare, analizzare, misurare, migliorare e ottimizzare i processi aziendali. I dirigenti d'azienda che non hanno familiarità con questo termine conosceranno il Six Sigma, il Lean e i loro cugini. Questi approcci al BPM utilizzano parole diverse per descrivere il loro obiettivo, ma sono tutti incentrati sulla riduzione dell'inefficienza, che spesso viene trascurata. Sia perché stiamo modellando il problema per adattarlo ai nostri strumenti, sia perché l'inefficienza è diventata un fantasma che vediamo dietro ogni problema, il mondo degli affari ha ampliato il concetto di inefficienza in modo da poter inserire praticamente ogni sfida in un quadro di inefficienza. L'inefficienza è una sfida importante, ma non l'unica.

La complessità - sociale, economica, politica, legale, manageriale, personale e le sue molte altre forme - potrebbe essere la sfida dominante con cui si confronta questa generazione di leader del sourcing e del procurement. I leader all'interno e all'esterno del settore degli acquisti stanno adattando approcci BPM incentrati sull'efficienza per combattere la complessità, ma il concetto pervasivo di inefficienza può portarci fuori strada.

Ad esempio, se un processo è complesso, ci rivolgiamo ai nostri metodi BPM per semplificarlo. Semplificare qualcosa significa renderlo facile da capire e/o da fare. Considerare la semplicità attraverso la lente degli approcci BPM incentrati sull'efficienza porta a confondere efficienza e semplicità. Molti, se non la maggior parte, misurano la semplicità di un processo in base al numero di passaggi, e noi cerchiamo di semplificare eliminando i passaggi. Meno passaggi ci sono, più è semplice. Ma il numero di passaggi non misura se un processo è facile da capire e/o da eseguire. È piuttosto una misura proxy dell'efficienza (e non particolarmente buona). I leader intelligenti commettono questo errore e noi siamo sempre più inclini a commetterlo finché ci rivolgiamo ad approcci BPM progettati per combattere l'inefficienza piuttosto che la complessità.

Abbiamo bisogno di un approccio alla gestione dei processi aziendali appositamente studiato per combattere la complessità. I ricercatori di Gartner che si occupano di sourcing e acquisti ne hanno sviluppato uno che chiamiamo Designed Simplicity.

In altre parole, la Designed Simplicity è un approccio volto a ridurre la complessità che gli utenti - dipendenti, fornitori o clienti - sperimentano quando interagiscono tra loro e con i processi e gli strumenti di un'organizzazione.

Applicazione della Designed Simplicity alle trasformazioni funzionali

Gartner sta attualmente testando la Designed Simplicity come soluzione alle sfide poste dalle trasformazioni funzionali di sourcing e procurement. Le trasformazioni introducono necessariamente una nuova complessità, che è funzione del numero, della varietà e della difficoltà delle attività, degli input, delle esigenze informative e delle incertezze.

C'è una differenza, tuttavia, tra quella che Gartner chiama complessità funzionale - la complessità del ruolo che una funzione svolge in un'organizzazione - e la complessità di esecuzione - la complessità del lavoro svolto dai dipendenti. Quando l'aumento della complessità funzionale porta a un livello di complessità di esecuzione pari o superiore al limite delle capacità del personale, le trasformazioni funzionali saranno più lunghe, meno riuscite e più frustranti finché la complessità di esecuzione non sarà sotto controllo.

Nell'applicare la Designed Simplicity alle trasformazioni nel settore degli acquisti, gli utenti in questione sono i dipendenti del settore e il nostro obiettivo è semplificare la loro esperienza delle procedure, degli strumenti e delle interazioni con i colleghi (il flusso di lavoro, collettivamente) derivanti dalla trasformazione.

Consideriamo una trasformazione della sostenibilità dei fornitori, l'introduzione della sostenibilità come fattore di aggiudicazione degli appalti. Introduce necessariamente una complessità funzionale perché aumenta il numero e la varietà delle attività di approvvigionamento. Aumenta la complessità esecutiva perché fa lo stesso con il personale addetto agli acquisti. Il personale deve raccogliere metriche di sostenibilità dai fornitori. Potrebbe essere necessario rivedere i contratti di servizio per richiedere ai fornitori di fornire le metriche. Alcuni fornitori potrebbero chiedere una deroga. Il personale dovrà decidere se concedere la deroga in base a criteri che dovranno essere sviluppati.

Questa trasformazione aggiunge molta complessità di esecuzione ai flussi di lavoro del personale. Il problema non è l'inefficienza, ma la complessità. Dobbiamo progettare un flusso di lavoro più semplice, facile da capire e da eseguire.

Immaginate se i progettisti del flusso di lavoro facessero lo stesso errore che spesso viene commesso nella semplificazione dei processi, scambiando l'efficienza per la semplicità e cercando di progettare un flusso di lavoro con il minor numero possibile di passaggi. Si corre il rischio di creare un flusso di lavoro con lacune e ambiguità nei punti in cui si svolgono le attività necessarie. Sarebbe come tagliare una fase necessaria da un flusso di lavoro esistente: il lavoro deve comunque essere svolto, ma ora il personale non ha la guida che la fase forniva. In un nuovo flusso di lavoro è ancora peggio, perché il personale non ha esperienza su cui contare. La complessità dell'esecuzione sarebbe fuori scala. Il personale altamente competente farebbe fatica a svolgere il lavoro, la conformità sarebbe irregolare, ci vorrebbe più tempo per raggiungere gli obiettivi della trasformazione e gli stakeholder potrebbero iniziare a puntare il dito quando la leadership chiede perché una trasformazione apparentemente implementata non sta dando risultati. Purtroppo, questo non è un caso raro.

Al contrario, un flusso di lavoro guidato dalla Semplicità Progettata non presenta lacune che gli utenti devono colmare da soli, rende il raggiungimento degli obiettivi il più semplice possibile senza abbassare gli standard e tiene conto di tutti gli scenari che gli utenti possono incontrare.