Le aziende devono modernizzare le loro catene di approvvigionamento. Questo era ovvio anche prima che i porti congestionati e le carenze di parti e manodopera cominciassero a intralciare le catene di approvvigionamento all'inizio della pandemia COVID-19 due anni fa.

La capacità delle aziende di prevedere la domanda e determinare come soddisfarla è stata ulteriormente sfidata dalla portata sempre più globale delle catene di approvvigionamento. E i leader della supply chain non si sono fatti alcun favore aggrappandosi a sistemi manuali e software antiquati, compresa un'applicazione molto usata che è così vecchia che il fornitore smetterà presto di supportarla.

Gli innovatori hanno iniziato ad abbracciare i sistemi di prossima generazione, e il resto del settore sta iniziando a seguirli. Le nuove applicazioni incorporano AI, apprendimento automatico e analisi dei dati per accelerare il processo decisionale e aprire la strada alla pianificazione autonoma. In una recente indagine di McKinsey effettuata su dozzine di dirigenti della supply chain, il 90% ha detto che si aspetta di rivedere la pianificazione IT entro i prossimi cinque anni. Quattro su cinque prevedono di utilizzare o già utilizzano l'AI e l'apprendimento automatico nella pianificazione, un fattore chiave per le implementazioni IT della catena di fornitura.

La modernizzazione può rendere le supply chain più resilienti ed efficienti. Ma è un investimento importante - e il successo non è garantito. Secondo i dirigenti intervistati, il 60% delle implementazioni IT di pianificazione della supply chain richiedono più tempo o denaro del previsto o non raggiungono i risultati di business previsti.

Le aziende possono migliorare i risultati degli sforzi di aggiornamento incorporando tre elementi critici nel processo di adozione di nuovi sistemi IT di pianificazione della catena di fornitura: un design di processo lungimirante, una selezione ben definita del fornitore e una road map di implementazione che dia priorità all'ottenimento di funzionalità di base prima di aggiungere casi d'uso più complicati. Per massimizzare l'investimento considerevole che un aggiornamento rappresenta, le aziende devono rafforzare questi elementi con un appropriato cambiamento organizzativo, aggiornamenti dei processi aziendali e aggiornamento delle competenze.

Perché è difficile aggiornare l'IT di pianificazione della supply-chain

Nonostante i vantaggi offerti dai moderni sistemi IT di pianificazione della catena di approvvigionamento, la stragrande maggioranza delle imprese utilizza ancora metodi manuali o obsoleti.

Quasi tre quarti delle funzioni della supply-chain si affidano al metodo più semplice: i fogli di calcolo. Inoltre, più della metà usa SAP Advanced Planning and Optimization (APO), una popolare ma antiquata applicazione di pianificazione della supply-chain che SAP ha introdotto nel 1998 e smetterà di supportare nel 2027. La porzione di utenti APO in certi settori è ancora più alta - dal 75 all'80% di tutte le aziende automobilistiche, di vendita al dettaglio e chimiche che sono state intervistate.

I leader della supply chain sanno che i metodi attuali devono cambiare e stanno facendo dei passi in quella direzione. Dei dirigenti che sono stati intervistati, il 90% prevede di implementare una nuova soluzione nei prossimi cinque anni, e il 23% lo ha già fatto.

Quando si aggiornano, i leader della supply chain aggiungono capacità tecnologiche avanzate. Il 20% dei dirigenti intervistati ha implementato l'AI e l'apprendimento automatico per qualche tipo di attività di pianificazione della catena di fornitura, e un altro 60% prevede di farlo in futuro. Le principali applicazioni per l'AI e l'apprendimento automatico includono la pianificazione della domanda, la pianificazione delle vendite e delle operazioni e la torre di controllo, tra le altre.

Diversi fornitori di software per la supply chain offrono applicazioni con AI e machine learning. Sulla base dell’indagine, si vedono le aziende passare dalle soluzioni attuali a quelle future che incorporano queste tecnologie avanzate.

Tuttavia, diverse sfide si frappongono all'implementazione di nuovi sistemi di pianificazione.

Gli aggiornamenti sono lunghi e costosi

Le aziende si aggrappano ai sistemi più vecchi a causa del tempo e del denaro necessari per sostituirli, anche se gli aggiornamenti porterebbero benefici sostanziali. Le risorse necessarie per un aggiornamento dipendono dalla complessità della catena di fornitura dell'azienda. Le aziende passano in media 2,8 anni dalla selezione del fornitore al rollout completo. Le industrie con supply chain molto complesse, come quelle farmaceutiche, spendono in genere da quattro a sei anni e da 55 a 110 milioni di euro (da 62,5 a 125 milioni di dollari) per implementare completamente un nuovo sistema di pianificazione della supply chain. Le industrie con catene di approvvigionamento meno complesse, come i beni di consumo confezionati, possono spendere da due a tre anni e circa 15 milioni di euro (17,5 milioni di dollari) per un nuovo sistema.

La selezione del fornitore è critica e difficile

Quando aggiornano i sistemi IT di pianificazione, i leader della supply chain valutano in media due potenziali fornitori per accertare quale sistema soddisfi meglio le loro specifiche sfide di pianificazione. Ma alcuni parlano anche con otto. I leader della catena di approvvigionamento di solito valutano i fornitori in base ai requisiti funzionali, al modo in cui un sistema si integra con le applicazioni esistenti della catena di approvvigionamento e ai costi iniziali e operativi.

Le implementazioni non vanno come previsto

Tra i dirigenti intervistati, il 45% ha detto che la più grande barriera al lancio di un progetto è stata la mancanza di consenso sui requisiti tecnici e di processo di un nuovo sistema. Un altro 35% ha detto che l'impatto di un nuovo sistema di pianificazione non ha soddisfatto le aspettative, e il 28% ha detto che ha lottato per creare un business case convincente per giustificare il passaggio a un nuovo sistema.

Implementare con successo l'IT di pianificazione della catena di fornitura

Quando le implementazioni IT di pianificazione falliscono, il 60% delle volte è in uno dei tre modi: non sono completate in tempo, sono fuori budget, o non forniscono i risultati attesi. I fallimenti sono indicatori del fatto che i processi sono progettati male o mancano delle capacità necessarie, o il cambiamento è stato gestito male.

Le aziende possono superare le sfide e aumentare le possibilità che un sistema IT di pianificazione della catena di fornitura abbia successo se incorporano tre elementi chiave nel processo di implementazione.

Un design del processo di pianificazione ben articolato

L'aggiunta dell'automazione non risolve magicamente i processi rotti. Per ottenere il massimo dai nuovi sistemi, le aziende devono prima mettere in atto processi di pianificazione ben definiti. Per questo, devono capire i loro obiettivi e creare descrizioni dettagliate delle attività di pianificazione che un nuovo sistema coprirà per raggiungere quegli obiettivi. Per creare i giusti processi end-to-end, le aziende possono porsi le seguenti domande:

Quali sono i nostri principali punti critici?

Come sarebbe il nostro sistema ideale di pianificazione della supply chain?

Quali parti del sistema attuale devono cambiare per trasformarlo nel nostro sistema ideale?

Quali indicatori di performance dovremmo usare per misurare il successo?

Da lì, possono determinare quali processi di basso livello potrebbero essere automatizzati per liberare il personale per affrontare problemi più complessi, come la gestione dell'inventario o il rifornimento di materie prime. Possono anche determinare dove implementare l'IA per compiti altamente complessi con cui le persone spesso lottano, come la previsione della domanda dei clienti.

I leader possono rivedere i passi esistenti nei processi di pianificazione per determinare come i nuovi sistemi potrebbero supportare ciascuno di essi. Per la pianificazione della domanda, ad esempio, un nuovo sistema potrebbe fornire previsioni iniziali basate su analisi avanzate che gli esperti rivedono e adattano per creare una singola previsione per tutte le attività a valle. Per la pianificazione dell'offerta, un nuovo sistema potrebbe supportare l'individuazione e la pianificazione di potenziali colli di bottiglia. L'incorporazione di una struttura a torre di controllo nella loro catena di rifornimento IT può risolvere gli squilibri a breve termine della domanda e dell'offerta, fornendo intuizioni lungimiranti sui potenziali stockout.

Un processo di selezione del fornitore ben definito

Una volta che i leader hanno identificato i processi che un sistema di pianificazione deve coprire, possono creare una struttura per valutare i potenziali fornitori. Il processo di selezione del fornitore ha tre parti:

Un elenco di requisiti aziendali. Un insieme succinto di requisiti copre l'intero scopo dell'applicazione così come le caratteristiche necessarie e quelle piacevoli da avere.

Criteri di valutazione chiari. I venditori con sistemi che soddisfano i requisiti di base del business possono essere valutati rispetto ad aspetti più dettagliati del design del processo, per esempio, per come specifiche caratteristiche o strumenti corrispondono ai bisogni dell'azienda.

Due o tre casi d'uso "must have". Il team della supply-chain può chiedere ai potenziali fornitori di dimostrare come i loro sistemi gestirebbero i casi d'uso prioritari durante una presentazione di vendita per vedere come funziona l'applicazione. Nelle demo, gli utenti possono chiedere ai venditori di simulare i punti di dolore comuni o i problemi che affrontano per avere un'idea realistica di come il sistema funzionerebbe nel loro ambiente.

Piuttosto che lasciare che i leader siano gli unici coinvolti nelle valutazioni dei fornitori e nelle demo, le aziende potrebbero considerare di includere i dipendenti che forniscono una prospettiva di prima linea, come quelli che usano il sistema di pianificazione esistente o che userebbero il nuovo software. In un'azienda biotecnologica statunitense che stava aggiornando il suo sistema IT di pianificazione della catena di fornitura, i pianificatori della domanda e dell'offerta hanno partecipato alle dimostrazioni del fornitore poiché sarebbero stati gli utenti più frequenti di una nuova piattaforma.

Una road map di implementazione multifase

Il sondaggio dei dirigenti della catena di fornitura ha confermato che le lunghe implementazioni di software sono un punto dolente importante. Risolvere questo problema richiede la creazione di una road map di implementazione ben definita e in più fasi. Una tale tabella di marcia dà la priorità ai test e all'implementazione delle caratteristiche necessarie prima di aggiungere quelle che sono belle da avere. Assicura che il lavoro sull'implementazione possa essere fatto ad un ritmo agile o sprint con cicli ripetuti di progettazione e test. E include tutti i componenti di gestione del cambiamento necessari per coinvolgere i pianificatori della catena di approvvigionamento e altri utenti di un nuovo sistema nell'implementazione il più presto possibile per rendere la transizione il più agevole possibile.

Quando la suddetta azienda biotecnologica statunitense ha iniziato l'aggiornamento al suo nuovo sistema, il team di implementazione ha lavorato in sprint di sei settimane, iniziando con un prodotto minimo vitale con solo funzioni standard per renderlo semplice da capire e testare per gli utenti. Dopo ogni sprint, tutti i bug che i tester incontravano venivano raccolti in un registro dei problemi e affrontati in ordine di importanza. I tester hanno anche fornito un input su quali caratteristiche erano necessarie per il sistema per andare live e quali potevano essere aggiunte a un backlog per essere affrontate più avanti nel ciclo di sviluppo.

Il passo finale nel lancio di un nuovo sistema è farlo funzionare in parallelo con il sistema esistente abbastanza a lungo per assicurarsi che funzioni in un ambiente reale e per continuare a fare miglioramenti prima di eliminare gradualmente il vecchio sistema.

Il passaggio a un nuovo sistema non riguarda solo la tecnologia. Le aziende hanno bisogno di preparare il personale ad usarlo per assicurarsi che sia coinvolto e che i nuovi processi e modi di lavorare siano efficaci. Un modo per farlo è quello di avere un team, una regione o un'unità commerciale che inizi ad usare il nuovo sistema per mostrare agli altri team o unità come funzionano le cose e comunicare i benefici del sistema. I leader senior dovrebbero servire come modelli di ruolo per rafforzare i nuovi modi di lavorare, il che segnala l'impegno alla trasformazione.

Considerazioni finali

Affinché una trasformazione abbia successo, le aziende devono anche fare quanto segue:

Tenere il cliente al centro del cambiamento. Stabilire obiettivi chiari all'inizio della trasformazione che spieghino come migliorerà l'esperienza del cliente. Per ogni decisione, chiedersi: "Come influirebbe questo cambiamento sui nostri clienti?

Costruire capacità interne. Formare il personale sui nuovi modi di lavorare che un nuovo sistema richiede rende il passaggio di mano del fornitore più facile e veloce e lascia l'organizzazione meno dipendente dall'aiuto esterno a lungo termine.

Usare l'apprendimento in persona e online. Per fare in modo che lavorare in nuovi modi rimanga, usare l'apprendimento esperienziale, il modello di influenza e creare spazi sicuri per l'apprendimento. Aiuta anche a costruire i corsi di formazione intorno ai viaggi degli utenti.

Può sembrare scoraggiante, ma aggiornare i sistemi di pianificazione della catena di fornitura è fattibile con il giusto approccio. E i benefici potenziali sono significativi: processi di pianificazione migliori, sistemi che si adattano meglio alle esigenze dell'azienda e, in definitiva, una catena di approvvigionamento più efficiente e resiliente.