Il Warehouse Management System, o WMS in breve, è uno strumento software per la gestione delle attività nei magazzini di proprietà o gestiti da: aziende di distribuzione, 3PL (Third Party Logistics) o fornitori di servizi di fulfilment, impianti di produzione, aziende che hanno negozi fisici o negozi online, aziende che hanno sia negozi online che negozi fisici. L'applicazione fa parte di un'ampia gamma di applicazioni volte a gestire i componenti chiave della catena di fornitura, come il MES (Manufacturing Execution System) per la produzione o il TMS (Transport Management System) per il trasporto. Il WMS non è solo un componente software della supply chain per controllare il movimento delle merci nei magazzini. Questa soluzione software è una risorsa strategica per automatizzare e ottimizzare le attività di ricezione, stoccaggio, prelievo e persino spedizione delle merci. Inoltre, fornisce informazioni in tempo reale sullo stato delle scorte e sullo spazio di magazzino.

Per definizione, attraverso i flussi di lavoro che automatizza, un WMS gestisce tutte le attività di un magazzino e anche quelle esterne. E se l'applicazione viene adattata alle esigenze specifiche dell'azienda cliente, l'implementazione porta chiaramente a un aumento significativo dell'efficienza delle attività logistiche. La gestione del magazzino è una caratteristica fondamentale di un'applicazione WMS. L'implementazione di soluzioni WMS garantisce il flusso di informazioni per la correlazione dei dati di magazzino nell'ERP (Enterprise Resource Planning) con la situazione effettiva delle scorte in magazzino, attraverso un equilibrio ottimale tra scorte contabili ed effettive.

La gestione degli articoli attraverso un'applicazione WMS parte dalle operazioni di base (fasi) di un magazzino che fanno parte dei flussi in entrata e in uscita delle merci e si estende ad altre operazioni, quali: l'inventario, la movimentazione delle scorte all'interno del magazzino (Put Away e Replenishment), le operazioni di trasformazione (VAS - Value Added Services) e altre ancora.

Un determinato flusso può avere diverse operazioni (fasi), a seconda dell'approccio di ciascuna applicazione WMS. Un esempio semplice è il flusso in entrata dei prodotti in un magazzino, in cui è possibile parlare delle seguenti fasi principali:
_il ricevimento vero e proprio, con l'identificazione degli articoli, il conteggio delle quantità e la registrazione dei dati relativi al lotto e alla data di scadenza;
_il controllo delle quantità, soprattutto se si riscontrano differenze;
_lo spostamento sullo scaffale attraverso attività chiamate genericamente "put away";

Lo stesso si può dire per i flussi di merci in uscita, dove le operazioni sono minime:
_prendere la merce dallo scaffale,
_cassa e imballaggio,
_consegna al vettore.

Ogni operazione all'interno di un flusso può avere approcci diversi. La più prolifica da questo punto di vista è la fase di prelievo delle merci dal magazzino, detta anche picking. Il prelievo può essere effettuato raggruppando più ordini insieme (Batch Picking), in scatole separate (Wave Picking) o su un ordine diviso tra più persone ed eventualmente raggruppato di nuovo. Ogni magazzino ha le sue specificità e l'implementazione del flusso corretto in un WMS porta a ulteriori, e in alcuni casi anche sostanziali, efficienze.

Gestione delle risorse umane nel magazzino

Le risorse umane qualificate sono sempre più costose e difficili da trovare. Questa è la realtà a livello europeo. Per questo motivo i dipendenti devono lavorare in modo efficiente e un WMS scelto correttamente può contribuire in modo significativo ad aumentare la produttività.

Ecco alcuni requisiti chiave che l'applicazione software WMS scelta per i magazzini deve soddisfare:

_Breve periodo di formazione del personale. Quando il turnover del personale è elevato, soprattutto tra gli operatori di magazzino, il periodo di formazione dovrebbe essere molto breve, dell'ordine di ore o, al massimo, di giorni. Le interfacce grafiche dell'applicazione devono essere intuitive e in linea con la tendenza delle applicazioni mobili, che tutti utilizzano se hanno uno smartphone.
_Regole chiare per l'identificazione delle ubicazioni del magazzino. La logica di denominazione delle file e delle ubicazioni deve essere facile da ricordare per l'operatore e deve essere visibilmente impressa sugli scaffali o sulle ubicazioni di stoccaggio. Stabilire queste regole è una questione di organizzazione, ma è importante che l'applicazione WMS sia in grado di recuperare queste regole di identificazione.
_Trasferire la decisione dall'operatore di magazzino all'applicazione WMS. Questa è la condizione più importante. L'operatore di magazzino non ha bisogno di essere addestrato con tutte le regole che possono presentarsi di giorno in giorno. Sono implementati nella logica dell'applicazione WMS e l'uomo è naturalmente guidato, passo dopo passo, nell'attività che svolge nel magazzino.

Gestione delle risorse materiali in magazzino

Il WMS è molto importante per gestire tutte le risorse materiali del magazzino: scaffalature, pallet, carrelli, carrelli elevatori, ecc. Le risorse materiali sono più facilmente accessibili delle risorse umane, ma sono altrettanto costose. Ecco perché ci sono anche alcuni aspetti da considerare quando si sceglie una soluzione WMS per le risorse materiali.

Sistemi di stoccaggio (scaffalature).
Sono di diversi tipi, dedicati a differenti tipologie di merci. L'applicazione WMS deve essere in grado di gestire i flussi logistici in base ai tipi di scaffalature o sistemi di stoccaggio. Alcuni hanno accesso diretto alle merci (scaffalature classiche), altri hanno accesso alle merci LIFO (Last In First Out) o FIFO (First In First Out), altri ancora sono specializzati per articoli di lunghezza variabile (ad esempio, tubi).

Manipolazione di attrezzature in un magazzino.
Si tratta di un'apparecchiatura in grado di gestire più pallet contemporaneamente. Ci sono scaffali che non tutti i carrelli elevatori possono raggiungere (ad esempio in altezza) o in cui le specifiche degli articoli non consentono di essere movimentati da qualsiasi macchina. L'applicazione WMS deve "conoscere" queste caratteristiche per rendere più efficiente il lavoro con queste macchine.

Attrezzature hardware in un magazzino.
Le apparecchiature di questo tipo, come le stampanti di etichette, sono tra le risorse materiali essenziali. Le stampanti di etichette sono molto importanti perché aiutano a identificare prodotti, pallet o luoghi. In un magazzino complesso è necessario stampare le etichette in momenti diversi. L'aspetto importante è che l'utente può semplicemente selezionare (tramite la scansione di un codice a barre della stampante) il punto in cui viene stampata l'etichetta di cui ha bisogno.

RFID, Pick by Light, Pick by Voice - tecnologie opzionali

I sistemi WMS devono essere in grado di integrare determinate tecnologie per aumentare l'efficienza in alcune fasi dei flussi sopra citati. Questi si applicano a seconda delle caratteristiche degli articoli, del modo in cui sono immagazzinati o del tipo di ordini di consegna.

L'identificazione a radiofrequenza (RFID) è consigliata nel caso di operazioni di ricezione, verifica delle consegne e inventario, dove è utile identificare più articoli contemporaneamente. Questa tecnologia richiede una velocità di identificazione degli articoli molto elevata, dell'ordine di centinaia di articoli al secondo, il che può rappresentare uno svantaggio in alcune fasi in cui l'identificazione è basata su codici a barre.

Il Pick by Light viene utilizzato principalmente per le operazioni di picking, in quanto offre un notevole aumento dell'efficienza - l'addetto al picking non legge nemmeno dal terminale portatile. Questa tecnologia viene utilizzata con successo nelle fasi di selezione. I punti in cui le merci devono essere prelevate o collocate per lo smistamento sono praticamente contrassegnati dalla luce (colori diversi). La tecnologia Pick by Light può essere utilizzata in aggiunta alla scansione dei codici a barre.

Il Pick by Voice è più comune nelle aree di picking, ma la stessa tecnologia può essere utilizzata con successo anche nelle aree di smistamento. Più alto è il numero di informazioni richieste dal terminale, più Pick by Voice è adatto. Questa tecnologia viene utilizzata anche per integrare la scansione dei codici a barre, soprattutto per confermare alcune attività come il raggiungimento della destinazione.

Pick by Vision è una nuova tecnologia in cui le informazioni utili vengono trasmesse attraverso un ologramma sulla lente di occhiali speciali. Questa tecnologia contribuisce notevolmente ad aumentare l'efficienza in alcuni scenari di approccio e in combinazione con alcune delle tecnologie sopra menzionate, tra cui la scansione dei codici a barre.

Quali vantaggi e benefici offre il WMS per la gestione del magazzino?

L'uso di un WMS offre molteplici vantaggi e benefici per la gestione del magazzino:
Informazioni in tempo reale;
Riduzione degli errori di ricezione, prelievo, inventario, ecc;
Automazione dei flussi di dati tra i reparti aziendali;
Ottimizzazione delle scorte;
Riduzione dello spazio occupato di magazzino;
Strumenti di identificazione e regolazione rapida di eventuali discrepanze di stock;
Misurazione precisa delle attività (tempo e denaro).