Lavorare da casa (work from home, WFH) ha significato adattarsi a una "nuova normalità" per le organizzazioni e i loro dipendenti che vogliono superare la crisi da COVID-19 e assicurarsi una sostenibilità economica a lungo termine. Tuttavia, il lavoro da casa ha anche aggiunto una sfida in più per i team IT, quella di tenere traccia di tutti gli asset in uso. I dispositivi WFH/remoto possono presentare un nuovo rischio per la sicurezza se non aderiscono ai protocolli di accesso e di privilegio. La visibilità di questi asset sarà essenziale man mano che le aziende avanzeranno dopo la crisi.

L'aspettativa è che un numero maggiore di dipendenti continuerà a lavorare da casa, almeno part-time, dopo il COVID-19. La fase di recupero richiederà uno sguardo più attento alla gestione degli asset di un'organizzazione e la determinazione di dove sia necessario migliorare la visibilità e i controlli. È anche un'opportunità per individuare le inefficienze. L’Enterprise Management Associates (EMA) osserva che il 50% delle organizzazioni ha 12 o più strumenti di discovery e/o inventario e l'11% ne ha più di 30. Peggio ancora, l'IT passa in media 10 ore alla settimana a risolvere i problemi di accuratezza dei dati, secondo il rapporto dell'EMA. E questo prima dell'introduzione degli ordini da casa.

Un'efficace strategia di gestione degli asset può dare alle operazioni IT gli elementi necessari per ottenere non solo una visibilità e un controllo approfonditi, ma anche un migliore ROI. Considerate queste best practice:

Le organizzazioni stanno lavorando con strumenti di tracciamento e gestione degli asset inadeguati, che portano ad attività rischiose come l'aggiunta di applicazioni non autorizzate nella rete o di software non autorizzati non conformi. Troppo spesso le organizzazioni si affidano esclusivamente ad Active Directory o alle informazioni di base sull'inventario delle soluzioni di gestione degli endpoint. Un recente sondaggio condotto tra i professionisti IT ha rivelato che il 43% utilizza ancora fogli di calcolo, il 50% utilizza una soluzione di gestione degli endpoint e il 45% utilizza gli strumenti di inventario come una delle proprie risorse per il tracciamento. Stanno lavorando con fonti di informazioni disparate, incapaci di avere una visione chiara di tutte le risorse in uso.

La prima fase della costruzione di un efficace sistema di gestione degli asset è l'implementazione di una soluzione che consenta all'IT di importare e combinare i dati provenienti da tutte le fonti per arrivare a un'unica fonte di verità – confrontando dati effettivi rispetto ai dati scoperti e segnalazione delle discrepanze. Permetterà all'IT di catturare tutte le risorse in uso da parte dei lavoratori a distanza o a domicilio, integrando i nuovi dati per ottenere un quadro completo delle risorse in tutta l'organizzazione.

Una volta che l'IT ha installato una soluzione che può portare tutti i dati degli asset in un unico repository, l'IT service management (ITSM), l'IT asset management (ITAM) e il software asset management (SAM) dispongono ora di un repository centrale di informazioni sugli asset da cui individuare gli asset precedentemente non protetti e gestire meglio i loro cicli di vita.

Una migliore visibilità grazie a una soluzione integrata consente all'IT di identificare quando gli asset devono essere sostituiti e di valutare con maggiore precisione l'impatto del passaggio da un asset all'altro sulla produttività della forza lavoro. Ad esempio, l'IT può determinare lo stato di salute e le prestazioni di un particolare computer portatile, quanti computer portatili sono coinvolti, quali dipendenti possono essere colpiti, quali potenziali problemi si creerebbero e quanto budget si risparmierebbe. La visibilità consente all'IT di determinare se il laptop può essere utilizzato in modo ottimale per un altro anno o più, risparmiando il budget dell'organizzazione senza influire sulla qualità del servizio.

I team IT devono avere una visione d'insieme dell'inventario completo delle risorse concesse in licenza per impedire l'utilizzo di applicazioni non conformi. Le applicazioni non correttamente autorizzate possono mettere un'organizzazione a rischio. Gli audit del software cercheranno di identificare questi asset non concessi in licenza in uso, con conseguenti costi aggiuntivi per l'organizzazione. La soluzione è un sistema di gestione delle risorse che tiene traccia in modo efficiente delle licenze monitorando i contratti, i dati di acquisto e di garanzia.

Poiché un numero sempre maggiore di dipendenti vuole continuare a lavorare a casa, l'ambiente per le risorse non autorizzate e/o senza licenza che entrano nella rete presenta ulteriori problemi. Con un sistema di gestione centralizzata degli asset, l'IT può evitare ulteriori problemi di conformità.

La comprensione dei cicli di vita degli asset, delle prestazioni, della conformità e delle implicazioni in termini di costi è particolarmente importante per le imprese che operano in settori altamente regolamentati. Il settore dei dispositivi medici e le normative governative Mobile Device Regulation (MDR) e le relative normative del database europeo sui dispositivi medici (EUDAMED) nell'Unione Europea sono esempi di tali settori.

La visibilità attraverso una soluzione centralizzata e integrata di gestione degli asset è essenziale per proteggere da minacce e violazioni dei dati che possono rapidamente mettere un'organizzazione fuori conformità e/o causare una perdita devastante in caso di interruzione dell'attività.

La gestione degli asset influisce anche su altri aspetti della postura di sicurezza dell'organizzazione. Sapere quali risorse hardware sono autorizzate per l'uso e quale software è approvato per l'installazione e l'uso è essenziale per scovare i dispositivi fraudolenti e contenere i rischi. Avere un quadro completo degli asset consente inoltre all'IT di eseguire tutti gli aggiornamenti delle patch per gli asset rilevanti. L'IT non può eseguire la patch di un asset se non sa che l'asset esiste all'interno dell'organizzazione. Inoltre, la tempestività delle patch è fondamentale per fermare le vulnerabilità che possono mettere l'organizzazione a maggiore rischio informatico.

Una volta che le organizzazioni inizieranno a riportare in loco un maggior numero di dipendenti, sarà il momento di tirare un respiro collettivo e pensare alla transizione verso il futuro e al percorso unico di un'azienda verso la stabilità a lungo termine. Alcuni dipendenti potrebbero desiderare un mix di lavoro a distanza o in loco come nuova normalità. Spetta ai team IT contribuire a rendere questi cambiamenti sicuri e produttivi per l'organizzazione. L'implementazione di un sistema di gestione delle risorse in grado di gestire questi diversi ambienti e di raccogliere dati da fonti diverse darà all'IT il dono dell'efficienza e ordinerà le esigenze aziendali durante questo periodo post-crisi.

di Ian Aitchison, Senior Director of Product Management for Enterprise Service Management, Ivanti.