C'è la Pianificazione, che gestisce le previsioni e la programmazione della produzione, e l'Approvvigionamento, che acquista i materiali dai fornitori in base alle previsioni della domanda. Le operazioni supervisionano il flusso delle merci in entrata nella linea di produzione, mentre la gestione del magazzino riceve le spedizioni in entrata e le sposta nell'inventario finché non sono pronte per l'uso. Anche se i titoli e i ruoli possono variare da un'organizzazione all'altra, il flusso di lavoro di base dei fornitori è generalmente lo stesso.

Il punto in cui le cose si complicano e che comporta costi significativi in termini di tempo e denaro è il passaggio fisico dal fornitore. In sostanza, quando la scatola arriva al molo.

Ecco perché non è insolito vedere pallet e pallet di merci del fornitore accatastati al ricevimento in attesa di essere smistati e rietichettati. Se le cose vanno bene, voi o un partner 3PL impiegherete diversi giorni per creare e stampare nuove etichette, con conseguente necessità di ulteriori scorte di riserva. Se le cose vanno male, può verificarsi una reazione a catena di inefficienza:  1_Ogni pezzo etichettato in modo errato causerà confusione e costerà tempo prezioso prima che possa passare alla linea di produzione. 2_Una ricevuta sbagliata causerà una sovrastima di un articolo, con conseguente accelerazione della spedizione al momento della scoperta.  3_Al contrario, lo stesso scontrino può causare una sottovalutazione di un altro articolo, con conseguenti eccedenze di magazzino nascoste e costose.

Si può finire per spendere centinaia di migliaia o addirittura milioni di euro per riconciliare le merci dei fornitori e far lievitare i costi di inventario. Chiedetevi questo: Se le forniture impiegano settimane per viaggiare per migliaia di chilometri dall'Asia al vostro molo, perché ci vogliono altri giorni perché le stesse forniture si spostino di poche centinaia di metri per essere processate correttamente per la vostra attività?

Un percorso migliore per l'etichettatura

Considerate l'etichetta. Pensateci: l'etichetta collega l'intento del fornitore al vostro ERP e, cosa altrettanto importante, al pezzo stesso. E se poteste controllare l'etichettatura al di fuori delle vostre quattro mura, in modo che le spedizioni dei fornitori e degli altri partner commerciali siano etichettate con le informazioni da voi richieste? I vostri dati, i vostri codici a barre, le vostre istruzioni, il vostro processo?

Grazie ai nuovi progressi e all'adozione dell'Enterprise Labeling basato sul cloud, questo è possibile. Utilizzando i dati direttamente dal vostro ERP e fondendoli con le azioni dei fornitori, vi assicurate che i materiali in entrata siano etichettati e formattati nel modo giusto, a modo vostro e in modo sicuro. Inoltre, è possibile tracciare le merci con una visibilità senza precedenti, per rispondere in modo più rapido e intelligente alle fluttuazioni della domanda e dell'offerta.

L'etichettatura basata sul cloud migliora significativamente le transazioni con i fornitori. Utilizzando una semplice formula, è possibile calcolare i potenziali risparmi derivanti dall'eliminazione del processo di rietichettatura e dalla riduzione del costoso inventario. Potreste rimanere sorpresi dai risultati ottenuti inserendo alcuni dei vostri numeri. Date un'occhiata e condividetela con altri membri del vostro team della supply chain.

Ricezione in entrata (La disconnessione)

Oggi le operazioni di produzione e di supply chain sono così complesse e intrecciate che le linee di comunicazione possono diventare confuse, soprattutto quando si lavora con partner fidati esterni all'organizzazione. Il numero di persone coinvolte nelle transazioni aumenta le possibilità di errore, a meno che l'etichetta non sia quella giusta.  Questo è più evidente che nell'ordinazione e nella successiva ricezione di merci e materiali dai fornitori.

In genere, il partner o il fornitore riceve una notifica elettronica dell'ordine insieme a una serie di istruzioni per la spedizione che stabiliscono i requisiti di etichettatura. Le istruzioni di etichettatura possono essere fornite anche tramite una SOP separata. I termini dell'ordine e la data di consegna vengono quindi negoziati tra il fornitore e l'Approvvigionamento. Il fornitore invierà un avviso di spedizione anticipata (ASN), in formato EDI o XML, per notificare al produttore le consegne imminenti, con la data di spedizione, le quantità, le caratteristiche fisiche e il numero di PO.

A meno che non sia stato specificato in anticipo dall'Approvvigionamento in collaborazione con altri stakeholder - anche in questo caso, l'Approvvigionamento è spesso il tramite principale con il fornitore - l'ASN diventa più che altro un documento finanziario che può essere ricevuto dall'ERP dell'azienda per avviare e completare il pagamento.

Sebbene molti modelli di ASN prevedano campi per includere informazioni aggiuntive del fornitore, tra cui i numeri di lotto e di partita - dati preziosi per la gestione del magazzino, la movimentazione dei materiali e la pianificazione - spesso vengono lasciati in bianco. Di conseguenza, non li troverete sulle corrispondenti etichette per pallet e cartoni create, stampate e applicate dal fornitore. Ciò che arriva al molo di ricevimento può soddisfare i requisiti dell'Approvvigionamento, ma chi segue la catena di fornitura non sempre vede tutto ciò di cui ha bisogno.

Ciò che viene dopo è una pratica sorprendentemente comune e generalmente accettata di rietichettatura dei materiali in entrata.

Etichette dei fornitori

Il buono, il cattivo e il brutto. Si può sempre contare sul fatto che i materiali in entrata siano etichettati. Sfortunatamente, l'accuratezza e l'utilità dell'etichetta sono spesso nelle mani del fornitore con le direttive del produttore. A seconda del produttore e del suo modello di approvvigionamento, il contenuto dell'etichetta può determinare la velocità e l'efficienza con cui il reparto successivo processerà i materiali. Ad esempio, il marketing può richiedere dei loghi, le autorità di regolamentazione spesso richiedono grafici o avvertenze, mentre la movimentazione dei materiali potrebbe avere bisogno di un buon ID prodotto con codice a barre. Tutti questi requisiti potrebbero essere contenuti in linee guida che non sono mai state comunicate al fornitore, oppure il fornitore ci sta "lavorando". Per questo motivo, sulle banchine di ricevimento di molti produttori, indipendentemente dal settore, si vedono pallet di materiali in entrata che aspettano di essere ispezionati, identificati e rietichettati prima di poter passare alla linea di produzione o di essere messi via.

Nei giorni migliori. Saranno già stati stabiliti standard di etichettatura forti, con i produttori che condividono le linee guida per le etichette sotto forma di PDF con la giusta formattazione che i fornitori possono replicare. Questo, ovviamente, presuppone che i fornitori utilizzino il modello più recente e abbiano accesso a tutte le informazioni pertinenti del produttore, compresi i nuovi requisiti normativi. Ma è sufficiente? Il fornitore, ad esempio, sa se il pezzo che viene spedito è corto sulla linea di produzione? Ha il vostro numero di pezzo o la vostra posizione di stoccaggio preferita? Inoltre, in questo scenario è possibile duplicare il processo con più fornitori e farlo in modo rapido e accurato?  L'ingresso di nuovi partner commerciali e la necessità di fornire loro gli stessi dati critici di etichetta e le stesse istruzioni può rallentare l'efficienza a monte, soprattutto se richiede una quantità significativa di comunicazioni interdipartimentali.

In una giornata no. C'è un nuovo requisito come la necessità di includere il paese di origine recente o un semplice numero di lotto sull'etichetta. Entrambi richiedono un aggiornamento da parte dei vostri fornitori. Siete pronti ad affrontare l'attività di rietichettatura che ne consegue fino a quando la modifica non viene comunicata e messa in produzione dai vostri fornitori? Potete assegnare a un team di tre o quattro persone il compito di creare, stampare e applicare le etichette ai prodotti dei fornitori. Oppure potete scegliere di collaborare con un partner 3PL per rietichettare i materiali. In ogni caso, i costi di tempo, manodopera, materiali e inventario associati a questo esercizio sono esorbitanti. E se si trattasse di un componente chiave che si sta esaurendo nella produzione? Potete permettervi i ritardi o le interruzioni a valle?

In una brutta giornata. Si verifica un errore perché un'etichetta manca di dati richiesti da mesi o, peggio, di informazioni normative critiche che potrebbero comportare multe o altro. I materiali vengono ricevuti nel PO sbagliato o, peggio, con il numero di parte sbagliato.  Si scatena il caos, perché ora le posizioni di inventario sono sbagliate per due parti, e la pianificazione deve affannarsi per accelerare i materiali "giusti". Allo stesso tempo, i responsabili del magazzino e del ricevimento stanno cercando di risolvere il problema attraverso lunghi conteggi dei cicli e ispezioni più approfondite delle spedizioni in entrata. Una volta identificato il problema, la contabilità deve correggere la fattura all'ordine di acquisto. E non dimentichiamo il dito puntato. In questo scenario, la vostra azienda ne risente in molti modi: i tempi di consegna aumentano per far fronte al problema in futuro, la produzione potrebbe essere interrotta, i costi di magazzino salgono alle stelle e il time to market può essere ritardato o le merci possono essere respinte al confine. Una situazione non certo positiva, ma che molti produttori si trovano ad affrontare troppo spesso.

Identificazione dei costi: Quanto vi sta costando la rietichettatura?

Alcune pratiche della catena di approvvigionamento sono così comuni che le aziende non sempre considerano l'impatto sui loro profitti. Soprattutto se si tratta di qualcosa come la rietichettatura dei prodotti dei fornitori, talmente radicata nel "modo di fare le cose" da passare inosservata. Ma esiste un metodo per calcolare i soldi spesi in modo concreto e tangibile per la rietichettatura, ed è una formula che ha funzionato per altri produttori. E quando si fanno i conti, si apre davvero la porta agli occhi.

Se si esegue la rietichettatura internamente, è sufficiente prendere il numero di dipendenti a tempo pieno (FTE) dedicati alla rietichettatura, moltiplicarlo per il loro stipendio o per il costo orario speso per la rietichettatura e moltiplicarlo per il numero di stabilimenti che rietichettano i materiali in entrata (supponendo che lo stesso numero di dipendenti impieghi circa lo stesso tempo per rietichettare). Quindi si inserisce il numero di etichette da stampare e lo si moltiplica per il costo per etichetta. Questo è il costo totale del materiale. Se utilizzate un partner 3PL per rietichettare le merci dei fornitori come parte delle loro altre responsabilità, è ancora più facile calcolare i costi, perché probabilmente è elencato nella fattura come un costo di gestione dei materiali. Chiedete loro di fornire una ripartizione dettagliata dei costi e potreste scoprire cifre comparabili.

Ora, ogni produttore è diverso, ma sono stati riscontrati risultati simili lavorando con clienti in una vasta gamma di settori. Ciò che è particolarmente preoccupante è che questo dato scalfisce solo la superficie dei costi estesi associati alla ricezione delle merci dei fornitori. Se si considera l'impatto sulle posizioni di magazzino, dove i ritardi nella ricezione dei materiali aggiungono giorni all'inventario da tenere a portata di mano, i costi salgono alle stelle, fino a raggiungere diversi milioni.

Le alternative

Dove gli approcci attuali non sono all'altezza.
Con il mandato di ridurre i costi impartito dall'alto, un numero sempre maggiore di produttori si rende conto delle inefficienze nel passaggio di consegne ai fornitori e cerca soluzioni. Ecco i tre approcci più comuni:

1-Invio di linee guida per l'etichettatura al fornitore: Con questo approccio, i produttori creano un PDF con istruzioni dettagliate su come vogliono che i fornitori formattino le etichette sulle spedizioni in entrata. Le guide spesso includono campi di dati obbligatori, linguaggio speciale per la gestione e persino etichette campione da far seguire al fornitore. Il problema è la dipendenza del fornitore dall'effettiva adozione e implementazione delle linee guida. Molti sono lenti a mettersi al passo con queste disposizioni ed è difficile farle rispettare. Avete davvero intenzione di rifiutare la spedizione di una parte o di un componente molto necessario se la scatola è etichettata in modo errato? Inoltre, se le linee guida vengono modificate - cosa che accade spesso, come nel caso del recente requisito del Paese d'origine o dell'evoluzione dei requisiti normativi - è difficile far sì che il fornitore si adegui tempestivamente.

2_Fornire etichette prestampate ai fornitori: Un buon numero di produttori cerca di agevolare i propri fornitori fornendo loro le etichette che desiderano sui materiali. Ma non si tratta forse di un'altra forma di rietichettatura, che scarica l'onere sul vostro team nelle prime fasi del processo? Questo approccio comporta anche dei rischi, in quanto si lascia al fornitore il compito di conservare le etichette in un luogo sicuro. E qual è la garanzia che vengano applicate correttamente alle spedizioni giuste? Anche in questo caso, la dipendenza dal fornitore per soddisfare costantemente i vostri requisiti è troppo grande per abbracciare completamente questa alternativa. Inoltre, le etichette acquistate in blocco possono diventare obsolete con la prossima modifica del marketing o con l'aggiornamento delle normative. Queste etichette in eccesso diventano inutilizzabili e hanno un costo associato allo smaltimento.

3_Migliorare il processo di ricezione ASN/EDI: Come accennato in precedenza, le transazioni ASN offrono ai produttori campi per lavorare con i fornitori e fornire i dati necessari a tutti i gruppi, compresa la movimentazione dei materiali o la gestione del magazzino. Tuttavia, non si tratta di una pallottola d'argento, poiché non tutti i fornitori dispongono di questa capacità o sono disposti a supportarla. I fornitori meno sofisticati possono fornire solo i dati di primo livello, tralasciando i contenuti critici dei pallet necessari per una corretta ricezione. A meno che non siate certi che il vostro fornitore sia pienamente coinvolto nella corrispondenza dei dati tra l'ASN e l'etichetta stampata, e che questi dati siano in linea con i vostri sistemi interni e i processi a valle, c'è il rischio di incorrere in costose segnalazioni errate.

Invece di imporre ai fornitori l'adozione di linee guida macchinose per le etichette o di una nuova tecnologia che potrebbe non essere adatta ai loro processi (o al loro budget), perché non riprendere il controllo e fornire loro le etichette e i dati accurati di cui avete bisogno quando sono pronti per la spedizione, in modo semplice e sicuro? L'Enterprise Labeling basato sul cloud rende più facile e veloce la produzione di etichette presso i vostri fornitori e altri partner, per garantire l'accuratezza, eliminare le rietichettature e ridurre i tempi di consegna al magazzino. E questo è solo l'inizio.

Un approccio migliore

Estendere l'etichettatura basata sul cloud ai fornitori: Molti produttori si affidano già all'etichettatura per ottenere guadagni misurabili all'interno delle loro "quattro mura". La stretta integrazione con le applicazioni aziendali esistenti, come ERP, PLM, WMS e altri sistemi, garantisce che i dati sull'etichetta siano i più aggiornati e consente alle aziende di automatizzare il processo di etichettatura all'interno di queste applicazioni. Grazie alla standardizzazione e alla centralizzazione su un'unica piattaforma di etichettatura automatizzata basata su cloud, le aziende possono condividere i modelli con i team interni ed esterni per garantire che i dati giusti siano inseriti nell'etichetta giusta al momento giusto. Questo approccio semplifica inoltre i flussi di lavoro di approvazione, riduce il numero di modelli da gestire e tiene il passo con l'evoluzione dei requisiti senza duplicare gli sforzi. Ora immaginate di estendere l'accesso controllato al processo di etichettatura ai vostri partner commerciali, come fornitori e 3PL. Grazie a una tecnologia innovativa basata su browser, potete consentire ai fornitori di accedere in modo sicuro alle vostre etichette, aggiornarle e stamparle localmente con le informazioni e i dati esatti richiesti dal vostro processo a valle. E poiché i dati provengono direttamente dal vostro ERP e da altre fonti di verità, potete essere certi che l'etichetta catturerà le informazioni più recenti, sia che si tratti di requisiti normativi, di branding o di requisiti specifici del cliente, e tutto in tempo reale. Inoltre, dal punto di vista dell'implementazione e dell'esecuzione, l'impegno richiesto ai fornitori è minimo. Devono comunque creare e stampare etichette per pallet e cartoni; ora devono semplicemente accedere al vostro sistema per stampare le vostre etichette nel vostro formato secondo gli standard aziendali. Inoltre, questo nuovo approccio all'etichettatura dei fornitori integra e migliora notevolmente l'attuale processo ASN/EDI, grazie alla condivisione di dati preziosi che possono essere incrociati sull'ASN. Se lo desiderano, possono persino sfruttare i dati dell'etichetta per contribuire alla creazione dell'ASN. I vantaggi a breve e lungo termine di questo approccio sono molteplici.

Eliminare la rietichettatura, una volta per tutte: Innanzitutto, quando si impone l'etichettatura ai fornitori utilizzando i propri dati, le proprie istruzioni, i propri processi a valle e persino il proprio marchio, si evitano del tutto le costose rietichettature. Ricordate l'esempio di prima: solo questo ha fatto risparmiare alle aziende fino a 2 - 3 milioni di euro in manodopera e materiali.

Aumento della velocità di ricezione in entrata: Ora è possibile spostare i prodotti dal bacino al magazzino in tempi record. Niente più confusione o incertezza quando arrivano le spedizioni dei fornitori. Niente più interventi manuali che rallentano l'attività e possono causare costosi errori. Inoltre, si contribuisce a limitare il numero di conteggi dei cicli e di ispezioni richieste dalla gestione del magazzino o dalle operazioni. Questo porta a un vantaggio ancora maggiore.

Riduzione delle scorte, raggiungimento degli obiettiv JIT: Poiché è possibile eliminare i ritardi nella ricezione (per non parlare degli errori di etichettatura) e spostare rapidamente i materiali come parte del processo a valle, non è necessario immagazzinare tante scorte di riserva o di sicurezza. Se si riducono le scorte necessarie anche solo di un turno o due, si possono risparmiare milioni di euro in costi di magazzino. Da un punto di vista di pianificazione e ricezione, ora avete la visibilità di quando le etichette vengono stampate dal fornitore per stimare meglio l'arrivo delle merci, anche prima dell'ASN. Grazie alla conoscenza del comportamento dei fornitori in base a come e quando utilizzano i vostri modelli, potete rivedere i calcoli delle scorte di sicurezza per ridurre ulteriormente le scorte.  Visibilità=confidenza=riduzione dei livelli di scorte.

Rispondere più rapidamente alle correzioni di rotta nella produzione: Quando le esigenze cambiano nelle operazioni, è possibile spingere e tirare gli ordini dei fornitori per adattare il programma di consegna.  Ad esempio, se si verifica un'improvvisa carenza di un determinato pezzo, come risulta dall'ERP, e si nota che il fornitore non ha ancora stampato le etichette. È possibile avvertirli, aggiungere un ordine se necessario e persino inserire istruzioni speciali sull'etichetta per la ricezione, in modo da accelerare la produzione dei pezzi.  Le chiamate ai fornitori possono essere più precise e l'esecuzione può iniziare prima.

Privilegiare gli ordini, tenere sotto controllo i fornitori: Con l'etichettatura basata sul cloud, potete iniziare a controllare il modo in cui il fornitore gestisce le transazioni. Impostate regole che consentano al fornitore di stampare solo etichette legate a un particolare periodo di tempo. In questo modo si evita che il fornitore scarichi le scorte alla fine dell'anno. È anche possibile eseguire il FIFO degli ordini di acquisto. Niente più "cherry picking" degli ordini da parte dei fornitori.

Migliorare la visibilità sui fornitori, grandi e piccoli: L'inserimento sicuro delle etichette è molto utile per lavorare con i fornitori più piccoli che non utilizzano un processo ASN/EDI. L'approvvigionamento, la pianificazione e la gestione del magazzino possono avere un'unica visione delle spedizioni in entrata senza dover ricorrere a fax, fogli di calcolo e altri metodi macchinosi. In definitiva, avrete piena visibilità e controllo su ciò che i vostri fornitori stampano e quando. Con una maggiore visibilità delle etichette dei fornitori e dei loro metodi di spedizione, potrete vedere quali ordini sono stati accelerati. È stata una vostra richiesta o del fornitore? Ora avete la prova per riconciliare eventuali costi di trasporto associati a ritardi da parte loro. Inoltre, poiché progettate e possedete tutte le etichette dei fornitori, dal cartone al pallet, fino al camion, disponete di dettagli dettagliati sulla posizione dei vostri materiali in ogni fase del processo. Questo vi aiuta ad adottare un processo di gestione per eccezione per un controllo più preciso basato sulle vostre esigenze specifiche.

Risparmi nel mondo reale

Un caso d'uso di un'azienda chimica: L'esempio seguente mostra i calcoli di una grande azienda chimica che stava valutando il valore dell'implementazione di una soluzione di Enterprise Labeling basata su cloud. Come molti produttori, l'azienda aveva accettato la rietichettatura dei prodotti dei fornitori come un costo necessario per la propria attività. Solo dopo aver approfondito la questione e aver iniziato a fare i conti, si sono resi conto di quanto potessero effettivamente risparmiare.  Eliminando la rietichettatura e ottenendo una nuova visibilità sui materiali in entrata, questa azienda poteva potenzialmente risparmiare quasi 25 milioni di euro all'anno.

_Rietichettatura: 3 milioni di euro risparmiati - (spese operative) Utilizzando la formula per calcolare i costi di manodopera e materiali per la rietichettatura in 7 stabilimenti, l'azienda risparmia più di 3 milioni di euro.
_Capitale circolante_ risparmiato 20 milioni di euro (inventario dei fornitori) L'azienda gestisce in genere 10 giorni di materie prime per un valore di 10 milioni di euro al giorno, ovvero 100 milioni di euro. Eliminando la rietichettatura, l'azienda elimina prudenzialmente 2 giorni di scorte di sicurezza necessarie, con un risparmio di 20 milioni di euro sui costi di trasporto.
_Costo del denaro 800.000 euro risparmiati - (spese operative) Ipotizzando un interesse del 4% su 2 giorni di scorte di materie prime (20 milioni di euro x 0,04) si ottiene un risparmio di 800.000 dollari.
_Stoccaggio in magazzino 1,75 milioni di euro risparmiati - (spese operative) Dieci giorni di stoccaggio di materie prime richiedono 50.000 metri quadrati. A 25 euro per piede quadrato in 7 diversi stabilimenti, il costo totale è pari a 8,75 milioni di euro.  Eliminando 2 giorni di scorte necessarie, il risparmio dell'azienda in termini di stoccaggio è pari a 1,75 milioni di euro.

Cosa possiamo imparare?

I miglioramenti della linea di fondo sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi di performance. La possibilità di estendere il vostro processo ai fornitori può fornire risultati interessanti. I vostri modelli di etichetta con i dati adattati al vostro processo contribuiscono a ridurre le rielaborazioni e a migliorare la visibilità, con conseguenti significativi risparmi operativi. Prendete in considerazione la possibilità di esaminare il vostro processo di movimentazione dei materiali e di ricezione in entrata e il modo in cui influisce sull'inventario e sull'efficienza complessiva. Per voi è più importante la velocità o la riduzione dei costi? Potreste scoprire che state spendendo una quantità esorbitante di tempo e risorse per qualcosa che può essere notevolmente migliorato spingendo l'etichettatura oltre le vostre quattro mura. Fate i conti e verificate voi stessi.