La produzione e la distribuzione globali non smettono mai di progredire e le misure di conformità si evolvono insieme a loro mentre le aziende si sforzano di garantire la legittimità dei loro prodotti nel rispetto di standard e normative. Le mutevoli richieste dei clienti, i cambiamenti nelle relazioni con i fornitori, le diverse giurisdizioni, le nuove normative e le strutture aziendali in evoluzione emergono continuamente, spesso proprio come ti sei allineato alla sfida precedente.

Il business si basa su un quadro trasformativo, ma la tua capacità di rispondere al cambiamento è fondamentale per la sopravvivenza e il successo. Molte aziende adottano un approccio lento e costoso, investendo molto tempo, sforzi e denaro nell'adattamento dei loro processi e sistemi della supply chain. Storicamente, questi sistemi sono isolati, instabili e scollegati, il che rende difficile soddisfare in modo efficiente le richieste di conformità. Sono un peso sempre più gravoso per le grandi aziende, mentre presentano rischi potenzialmente terminali per le aziende di medie dimensioni e in crescita.

I dipartimenti spesso si affannano per spingere gli aggiornamenti manuali per la creazione di etichette e illustrazioni, mentre le informazioni fluiscono attraverso centinaia o addirittura migliaia di fornitori e siti. In alcuni casi, i produttori stampano e spediscono imballaggi ed etichette ai partner commerciali, spendendo milioni solo per garantire che parti, materie prime e prodotti finiti tornino a loro o ai loro clienti correttamente.

Le dimensioni del mercato globale di governance aziendale, rischio e conformità (eGRC) sono state valutate a 38,35 miliardi di dollari nel 2023. Si prevede che il mercato crescerà da 43,65 miliardi di dollari nel 2024 a 111,31 miliardi di dollari entro il 2032, esibendo un CAGR del 12,4% durante il periodo di previsione.

Oltre a soddisfare le richieste normative, le aziende ora devono far fronte a crescenti requisiti di conformità orientati ai clienti, insieme a una crescente necessità di garantire che i loro fornitori rispettino gli standard di conformità. Questo è il "Triangolo della conformità". La tua organizzazione deve essere conforme, ma a quale costo? Poiché le complesse richieste di conformità continuano ad aumentare, il guadagno derivante dalla gestione del processo e dal mantenimento di ogni requisito, nonché i rischi di restare indietro, possono rapidamente diventare finanziariamente e logisticamente schiaccianti. Ciò richiede un approccio migliore, più integrato e modernizzato.

Parte 1: Il triangolo della conformità

La conformità è spesso vista come sinonimo di regolamentazione. Mentre le normative sono senza dubbio una pietra angolare di qualsiasi quadro di gestione della conformità, le aziende si stanno rendendo sempre più conto che i rischi di conformità si estendono ben oltre i confini normativi.

Questa moltitudine di considerazioni sulla conformità può essere ampiamente suddivisa in tre categorie, i volti del triangolo della conformità:

Queste considerazioni sulla conformità possono essere ampiamente suddivise nei tre volti del triangolo della conformità: normativo, fornitore e cliente. In primo luogo, normativo (regolatori, governi, enti di settore) e l'obbligo di un'azienda di aderire a diverse giurisdizioni. In secondo luogo, fornitore (venditori esterni, fornitori, co-produttori) e la capacità di imporre ai partner commerciali di soddisfare i requisiti contrattuali e in entrata. E in terzo luogo, cliente (distributori, rivenditori, affiliati) e la necessità di aderire a diversi standard e linee guida aziendali.

Nell'economia globalizzata e decentralizzata di oggi, in cui le operazioni attraversano confini, organizzazioni e giurisdizioni internazionali e le aziende dipendono da modelli just-in-time e just-enough, la conformità funge da collante che tiene insieme questi quadri intrinsecamente fragili, rafforzando la coerenza, la resilienza e l'accuratezza di una supply chain.

Tutte e tre le categorie stanno diventando sempre più importanti man mano che le supply chain diventano sempre più interconnesse. Per navigare in modo efficace in questo intricato ecosistema, la gestione dei contenuti e dei dati deve fungere da perno centrale.

Diamo un'occhiata più dettagliata a tre aspetti del Compliance Triangle.

L'importanza della conformità normativa

L'etichettatura, supportata da dati accurati e affidabili, è essenziale per la conformità normativa, poiché consente alle organizzazioni di tracciare completamente il ciclo di vita di un prodotto. La conformità normativa all'interno della supply chain implica l'adesione alle leggi pertinenti, agli standard di settore e alle normative governative in vari settori, spesso su scala globale. Le normative sull'etichettatura sono in continua evoluzione e le organizzazioni devono rimanere aggiornate con la legislazione per garantire che tutti i processi aziendali e i dati soddisfino i requisiti legali e rispettino la sicurezza dei consumatori.

Secondo il sondaggio Future of Supply Chain Survey 2023 di Gartner, il 72% delle organizzazioni della supply chain ad alte prestazioni considera la conformità una componente essenziale della propria strategia di gestione del rischio.

Sempre più spesso, le aziende devono dare priorità anche alla conformità con gli standard ambientali, sociali e di governance (ESG). Ciò comporta la misurazione dell'impatto di un'azienda sulla società, sull'ambiente e sul suo grado di trasparenza e responsabilità, e richiede alle aziende di tracciare e tracciare il modo in cui i materiali e i prodotti vengono sviluppati, spediti e smaltiti end-to-end.

L'etichettatura, supportata da vere fonti di dati come parte di una rete interconnessa, è essenziale per ottenere e mantenere la conformità normativa e consentire la completa tracciabilità del prodotto.

I principali ostacoli al superamento della conformità normativa sono:

Cambiamento costante: le moderne catene di fornitura globali spesso abbracciano una serie di giurisdizioni, ciascuna con i propri requisiti normativi. Questa variabilità crea un bersaglio mobile poiché le regole differiscono in tutto il mondo e continuano a evolversi a ritmi diversi. Le aziende, i loro partner commerciali e i fornitori devono adattarsi alle nuove leggi e integrare gli aggiornamenti normativi nelle loro operazioni prima che queste regole entrino in vigore, il che richiede agilità e strategie proattive.

Qualità dei dati e standardizzazione: la mancanza di standard, l'affidamento a processi manuali e le lacune di comunicazione tra sistemi e partner commerciali possono portare a errori continui che causano lunghi cicli, ostacolano gli sforzi di conformità e non rispettano le scadenze normative.

Tracciabilità del prodotto: senza un'infrastruttura solida, la capacità di tracciare e registrare le informazioni chiave del ciclo di vita di un prodotto in ogni fase della catena di fornitura, dalle materie prime ai prodotti finali, è difficile, se non quasi impossibile.

L'importanza della conformità dei fornitori

La conformità dei fornitori è più di un obbligo legale o contrattuale: è un pilastro dell'efficienza della supply chain e del successo aziendale. E la capacità di integrare rapidamente nuovi fornitori può essere uno scenario decisivo.

I fornitori (vecchi e nuovi) devono rispettare accordi contrattuali, requisiti in entrata, standard di qualità e pratiche etiche. Richiede alle organizzazioni fornitrici di condurre regolarmente audit, valutazioni e monitoraggio delle prestazioni per garantire che le condizioni concordate siano soddisfatte.

In particolare, nell'ambito dell'etichettatura, spesso i fornitori non forniscono quanto richiesto come parte dell'Advance Shipping Notice (ASN), creando inefficienze. Inoltre, alcune aziende spediscono le etichette ai fornitori o scattano una foto dell'etichetta/modello affinché vengano ricreate per rispedire materiali e prodotti. Questi approcci allungano i tempi, creano sprechi e aumentano i costi, quindi l'identificazione e la risoluzione tempestive sono fondamentali per mantenere una supply chain affidabile.

La conformità dei fornitori è sempre più difficile da gestire per le aziende. Nonostante il suo ruolo fondamentale nelle supply chain efficaci, un recente sondaggio sui clienti Loftware ha rilevato che quasi il 70% delle grandi aziende globali trova la conformità dei fornitori difficile³.

Per ottenere la conformità dei fornitori, i sistemi interconnessi sono essenziali per semplificare i processi e garantire una comunicazione e una condivisione dei dati senza interruzioni. Sfruttando le reti collaborative con i fornitori, le organizzazioni possono ridurre i rischi, migliorare l'agilità operativa e mantenere la fiducia con i clienti e gli enti regolatori.

I principali ostacoli al superamento della conformità dei fornitori sono:

Gestire un numero crescente di fornitori: l'inserimento di nuovi fornitori è spesso impegnativo e può richiedere molto tempo. Tuttavia, il volume di fornitori necessario per gestire la crescita richiede sempre più soluzioni di inserimento rapide per evitare ritardi nel time-to-market e preservare la flessibilità della supply chain.

Mancanza di documentazione standardizzata: l'assenza di un meccanismo uniforme per la condivisione e l'applicazione della documentazione di identificazione del prodotto crea inefficienze. La gestione di più modelli di etichettatura, formati di dati e regole specifiche per il cliente può diventare opprimente, in particolare quando i requisiti variano in base alla regione.

Complessità nella supervisione dei subappaltatori: le catene di distribuzione che si affidano a produttori e subappaltatori a contratto spesso non hanno una supervisione diretta. Le lacune nella comunicazione e la lenta implementazione dei cambiamenti possono far sì che i problemi di non conformità passino inosservati fino a quando non vengono segnalati dai clienti o dagli enti regolatori, a spese della reputazione e finanziarie di un'organizzazione.

Requisiti dinamici e in continua evoluzione: i fornitori cambiano e aggiornano frequentemente i processi per adattarsi alle nuove normative o alle richieste dei clienti. Garantire che questi aggiornamenti vengano implementati correttamente in tutta la rete di fornitori è una sfida continua.

L'importanza della conformità del cliente

La conformità del cliente implica il rispetto di requisiti complessi relativi all'etichettatura, alla marcatura e all'imballaggio del prodotto, nonché la garanzia che le interazioni e le transazioni con i clienti rispettino i termini e le condizioni contrattuali. Ciò include il mantenimento di registri accurati, l'etichettatura corretta dei prodotti finali per la consegna e la gestione tempestiva di reclami, resi, richiami o altri problemi sui prodotti.

Garantire dati di etichettatura accurati e coerenti, consentire l'identificazione del prodotto in tempo reale e soddisfare le linee guida aziendali e del marchio (in particolare nelle operazioni intra-aziendali) sono fondamentali. La conformità ai requisiti e alle aspettative del cliente è essenziale per creare fiducia, prevenire multe e mantenere la soddisfazione.

La gestione della conformità del cliente è sempre più complessa, poiché le aziende spesso devono soddisfare i requisiti unici di migliaia di clienti. Queste esigenze possono variare ampiamente in base al tipo di cliente e alle dinamiche di mercato.

Le aziende che affrontano queste sfide in modo proattivo possono mantenere meglio la soddisfazione del cliente, proteggere la reputazione del marchio, evitare multe salate e garantire l'efficienza operativa.

In una rivelazione sbalorditiva, circa il 91% delle aziende di logistica e supply chain intervistate ha concordato di aver pagato multe e sanzioni negli ultimi 12 mesi.

I principali ostacoli al superamento della conformità dei clienti sono:

Operazioni regionali e dipendenze da terze parti: nelle operazioni globali, soddisfare le aspettative dei clienti spesso dipende da subappaltatori come le società di consegna. Sebbene si possano avere solidi meccanismi di comunicazione con i clienti, garantire la conformità tra i partner commerciali a valle come rivenditori, franchisee e distributori presenta ulteriori sfide. Dati trasparenti, affidabili e provenienti da un'unica fonte con i partner commerciali sono essenziali.

Gestione proattiva vs. reattiva: rilevare e risolvere le violazioni della conformità prima che vengano segnalate è l'ideale, ma non sempre realizzabile. Di conseguenza, la gestione di resi, richiami, cambi e rimborsi diventa un aspetto critico della conformità del cliente. L'etichettatura e i relativi dati sottostanti sono fondamentali nelle organizzazioni che soddisfano i clienti mantenendo gestibili i costi delle sostituzioni o dei rimborsi.

Parte 2: Impatti della non conformità

Le attuali catene di fornitura devono avere un approccio coerente e connesso per funzionare, poiché la complessità, la globalizzazione e le aspettative da parte di aziende e consumatori sono aumentate notevolmente.

Gli operatori di tutti i settori devono gestire con sicurezza i requisiti di conformità relativi a identificazione, etichettatura, imballaggio e processi più ampi della catena di fornitura. Il mancato rispetto dei requisiti comporterà una serie di gravi conseguenze, tra cui rischi per la sicurezza dei consumatori, lo stato del marchio, multe per etichettatura errata e mancato rispetto delle normative, ritardi consequenziali, incapacità di entrare in nuovi mercati e insoddisfazione dei clienti.

Secondo John Blake, Senior Research Director di Gartner, il costo medio della non conformità è cresciuto del 43% negli ultimi nove anni, con violazioni nel solo settore farmaceutico che superano i 50 miliardi di dollari all'anno.

L'impatto della non conformità può essere più ampio di quanto possa suggerire l'aspetto superficiale. In effetti, gravi violazioni della conformità possono avere conseguenze potenzialmente catastrofiche, tra cui direzione strategica, pesanti sanzioni, ingresso in nuovi mercati e reputazione del marchio, scuotendo le fondamenta anche dell'impresa più consolidata.

Gli impatti complessivi includono:

Finanziario: i risultati più immediati e quantificabili della non conformità sono finanziari. Non rispettare i propri obblighi può comportare multe elevate e costi operativi più elevati. Che si tratti di prodotti sprecati, sanzioni, costose azioni correttive e manodopera necessaria per rietichettare, può costare alle aziende milioni. Gli effetti a catena conseguenti comportano una riduzione dei ricavi a causa di minori vendite, perdite di contratti, spreco di prodotti e rimborsi.

Reputazionale: mentre il danno finanziario della non conformità può essere mitigato tramite assicurazione o semplicemente accettato come un altro onere, il suo impatto sulla reputazione può essere molto più nebuloso e aperto. Il danno alla reputazione e al marchio non è lineare, il che rende difficile quantificare quanto danno può causare. Ciò è particolarmente acuto in settori come quello alimentare e delle bevande, medico e farmaceutico e in altre aree in cui la non conformità del prodotto può avere gravi conseguenze.

Strategico e operativo: strategicamente, la conformità è un fattore di differenziazione competitiva. Non dovrebbe essere vista come un centro di costo, ma come un investimento in crescita sostenibile, innovazione e posizionamento competitivo. Senza conformità, la tua attività non può crescere. La non conformità può rimbalzare all'interno della tua organizzazione, influenzando l'abbandono dei clienti, la perdita di vendite e il calo dei ricavi, un maggiore controllo, ritardi nel lancio dei prodotti, il tutto con la possibilità di diventare meno desiderabile per gli stakeholder e per gli investitori/opportunità di fusione. Nelle tre aree del triangolo della conformità, le conseguenze specifiche includono:

In definitiva, molti di questi impatti si sovrappongono e si alimentano a vicenda. Un errore nell'etichettatura, se rilevato, potrebbe comportare una pausa nella produzione per la bonifica o il ritiro del prodotto. I clienti potrebbero essere a rischio a causa di prodotti etichettati in modo errato, con conseguente pubblicità negativa e controllo normativo. L'interruzione della fornitura, combinata con danni alla reputazione, potrebbe farti passare da un concorrente in una determinata regione. Questa raccolta di conseguenze difficile da controllare è una cascata di conformità.

Per intraprendere impatti potenzialmente illimitati, la gestione della conformità deve essere proattiva e preventiva. Per evitare che i risultati negativi si riversino a cascata sulle tue operazioni, la gestione della conformità deve abbracciare la trasformazione digitale.

Parte 3: La soluzione è pensare oltre l'etichetta

Un'etichetta è un passaporto di informazioni. Per ottenere prestazioni di conformità durature e affidabili nella tua etichettatura, la trasformazione a livello di informazioni della tua attività è fondamentale.

Una rete collaborativa unificata è fondamentale per sviluppare le connessioni vitali da cui dipende la tua supply chain, guidando autenticità, conformità e tracciabilità in ogni fase.

Condividendo la stessa infrastruttura universale con tutti i tuoi stakeholder, dai fornitori ai partner, sedi aziendali e clienti, puoi creare la capacità di gestire i contenuti e scambiare standard di identificazione dei prodotti, etichette, dati e regole con facilità, indipendentemente dalle dimensioni o dalla portata della tua attività.

Questo approccio standardizzato e centralizzato al contenuto di etichette e imballaggi ti consente di integrare rapidamente nuovi siti, produttori, fornitori e distributori, in genere entro pochi giorni, e di integrarli senza problemi in tutta la tua azienda.

Un approccio congiunto della tua etichettatura e del tuo imballaggio all'interno della supply chain supporterà e migliorerà la moltitudine di variazioni di conformità che si verificano, sia a monte, a valle, all'interno della tua azienda o nella sfera normativa.

Un sondaggio del 2024 condotto da Loftware in oltre 55 paesi ha rilevato che quasi l'85% dei professionisti del settore chiede una maggiore connessione e collaborazione nelle supply chain globali. Gli intervistati hanno concordato sul vantaggio di unirsi a un ecosistema in cui i partner lungo la supply chain possono condividere accesso, dati e standard per garantire la conformità, aumentare l'efficienza e ridurre i costi.

Quattro vantaggi chiave di una rete collaborativa per l'etichettatura

1> Maggiore conformità: assicurando che fornitori, clienti e sedi aziendali possano pubblicare e sottoscrivere gli standard, l'intera rete collaborativa ottiene coerenza, maggiore agilità, riduzione del lavoro manuale, meno multe e meno rischi. Proprio come il costo della non conformità va oltre l'aspetto finanziario, lo stesso vale per i vantaggi dell'eccellenza della conformità. Costi ridotti e maggiore produttività possono essere riscontrati parallelamente al rafforzamento della reputazione e a solide "connessioni" con partner commerciali di ogni tipo.

2> Maggiore collaborazione: una rete collaborativa integrata crea comunità di professionisti della supply chain con idee simili, consentendo a clienti, partner commerciali e intraaziendali di condividere risorse, approfondimenti e best practice per ottimizzare l'agilità aziendale e della supply chain e co-sviluppare efficienze. Creando un punto di incontro comune tra gli elementi della tua organizzazione e la tua supply chain globale in egual misura, stai uscendo dal silos persistente, promuovendo una migliore comunicazione e prestazioni tra i volti interni ed esterni della tua attività.

3> Time to value più rapido: ogni minuto speso per raggiungere la consegna del valore e la generazione di fatturato è un momento che ti costa. Accelerare l'aderenza agli standard di identificazione del prodotto, sia a monte che a valle, farà sì che questi punti arrivino molto prima. L'onboarding fluido di nuovi fornitori, soddisfacendo al contempo i complessi requisiti in continua evoluzione dei clienti, è un modo trasformativo per ridurre i problemi di crescita, guidare il successo e migliorare il tuo fatturato.

4> Efficienza amplificata: consentire a più utenti o reparti all'interno della tua organizzazione (e attraverso la sua base di partner commerciali) di accedere e utilizzare un'infrastruttura comune sblocca un migliore utilizzo delle risorse, una migliore coerenza e una ridotta complessità, standardizzando al contempo i processi su tutta la linea. La semplicità va di pari passo con l'efficienza, riducendo gli sprechi e garantendo notevoli risparmi di tempo e costi.

Conclusione: trovare il punto di equilibrio nel tuo triangolo di conformità

Senza una soluzione collaborativa unificata per tutte le parti interessate, la gestione della conformità nella tua supply chain potrebbe sembrare quasi impossibile, rallentando la tua attività, costandole denaro, influenzandone la reputazione e l'agilità strategica.

È qui che Loftware può aiutarti. Le soluzioni di etichettatura end-to-end di Loftware aiutano i clienti a rendere le loro supply chain più collaborative, soddisfacendo la conformità normativa, dei clienti e dei fornitori, migliorando al contempo la tracciabilità e consentendo l'autenticità.

Una strategia olistica per la conformità, che includa il rilevamento e la prevenzione delle minacce, gestisca enormi volumi di dati e anticipi i cambiamenti futuri, richiede un approccio unificato all'identificazione del prodotto, agli standard, alla grafica, ai dati e alle regole.

Loftware supporta i requisiti di conformità in evoluzione a livello globale e aiuta le aziende a risparmiare oltre 200 milioni di dollari in multe all'anno. Loftware fornisce soluzioni basate su cloud flessibili e scalabili che possono essere facilmente integrate con fonti di verità, garantendo un'identificazione del prodotto coerente e accurata in più sedi, portali di settore e partner, evitando interruzioni.

La trasformazione digitale dell'etichettatura e dell'imballaggio all'interno della tua supply chain deve essere vista come il punto di equilibrio del Compliance Triangle. Riconoscendo ogni area di compliance come un lato dello stesso triangolo, diventa chiaro perché una rete collaborativa, in cui cliente, autorità di regolamentazione e fornitore condividono un'unica fonte di verità, è fondamentale per il regolare funzionamento delle future supply chain.