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29 September 2021

Costruire relazioni trasparenti con i fornitori per pianificare e non reagire agli eventi avversi della Supply Chain.

Per minimizzare e mitigare i rischi della Supply Chain, le aziende devono coinvolgere i loro fornitori come partner. Questo significa creare relazioni trasparenti in cui i fornitori possono condividere informazioni negative senza paura di essere puniti. Le dinamiche sottostanti alla necessità di passare a una "spinta" proattiva delle informazioni critiche da parte dei fornitori verso i produttori e via dal "tirare" reattivo delle informazioni dai fornitori da parte dei produttori. Le aziende devono aspettarsi che tutti i fornitori siano coinvolti nel gioco e richiedere loro di identificare e tenerli informati sui potenziali rischi. Un recente studio di Farida Ali apparso su Harvard Business Review, evidenzia come attraverso la trasparenza e la partnership nella Supply Chain, si possa puntare alla pianificazione degli eventi avversi piuttosto che alla più pericolosa reazione.

Aziende di tutti i tipi sono state colpite da interruzioni della supply chain legate alla pandemia, ma molte delle sfide operative che hanno affrontato negli ultimi 18 mesi sono state amplificate dalla pandemia, non causate da essa. Questi problemi riflettono una carenza di lunga data e fondamentale nel modo in cui sono strutturate le relazioni delle aziende con i loro fornitori di prodotti e componenti. Anche in assenza di eventi di cigno nero, i produttori continueranno ad essere a rischio fino a quando non stabiliranno nuovi modi di lavorare con i fornitori che garantiscano la piena trasparenza per quanto riguarda le fonti, la disponibilità e i cicli di vita dei loro prodotti e componenti mission-critical.

La maggior parte delle aziende capisce come la trasparenza della catena di fornitura possa influenzare la loro capacità di produrre e consegnare i prodotti. Pochissime, tuttavia, applicano un processo disciplinato che richiede ai fornitori di mettere a loro disposizione importanti informazioni sui prodotti e sulla catena di fornitura. Invece, o aspettano passivamente che vengano fornite informazioni critiche o tentano di raccogliere e gestire queste informazioni per conto proprio, senza la profondità o i dettagli che solo i fornitori possono fornire. Di conseguenza, le aziende spesso reagiscono agli eventi negativi piuttosto che pianificarli. Danno troppa importanza al costo di prodotti o componenti essenziali e prestano poca attenzione ai rischi inerenti alla loro catena di approvvigionamento.

L'esperienza dello studio di Farida Ali suggerisce che le aziende raramente condividono con i loro fornitori le preoccupazioni legate al rischio, potrebbero non sapere nemmeno dove i loro fornitori dovrebbero cercare il rischio, e spesso sono più preoccupati delle sanzioni per - piuttosto che delle cause alla radice delle - scadenze di consegna mancate. Le richieste di preventivi ai fornitori si concentrano sul prezzo e sui tempi di consegna e non richiedono informazioni sul commercio regionale e altre questioni legate alla conformità, all'obsolescenza dei prodotti, alla sostenibilità o a preoccupazioni correlate come l'impegno del produttore verso pratiche etiche della catena di fornitura.

Nell'attuale ambiente di produzione - dove non esistono standard chiari per ciò che è e ciò che non è un rischio accettabile della catena di fornitura - è necessario sviluppare relazioni che definiscano e allineino formalmente gli interessi dell'acquirente e del fornitore. Sono necessari investimenti di tempo e risorse per stabilire quel tipo di supporto di alto livello e non transazionale da parte dei fornitori. Queste relazioni devono anche essere basate sulla fiducia, in modo che i fornitori non abbiano problemi a condividere informazioni potenzialmente negative con i clienti.

Affinché si verifichi un cambiamento significativo nella gestione dei rischi della catena di fornitura, le dinamiche sottostanti al rapporto azienda-fornitore devono spostarsi verso una "spinta" proattiva delle informazioni critiche da parte dei fornitori verso i produttori e allontanarsi dal "prelievo" reattivo di informazioni dai fornitori da parte dei produttori. Le aziende devono aspettarsi che tutti i fornitori siano coinvolti nel gioco e richiedere loro di identificare e tenerli informati sui rischi potenziali.

Tentare di riordinare qualsiasi pratica industriale non scritta e accettata o stabilire un nuovo protocollo è sempre una sfida. Fin dall'inizio, le aziende devono credere che i benefici finali delle partnership con i fornitori basate sulla piena trasparenza supereranno di gran lunga le difficoltà legate alla gestione del processo di cambiamento. Si deve essere pronti a fare tutto il necessario per avere successo e comunicare questo forte senso di scopo.

Impostare un tono costruttivo

I fornitori devono capire che la gestione del rischio della catena di approvvigionamento è una priorità. Le aziende fanno affidamento su di loro per informazioni critiche, e bisogna essere determinati a stabilire un sistema formale basato sulla trasparenza e sulla responsabilità. L'obiettivo condiviso è quello di creare un percorso chiaro per il fornitore per comunicare i rischi della catena di approvvigionamento che le aziende possono affrontare prima di un problema. Non si tratta di dare la colpa dopo che si è verificato un evento negativo.

Per assicurare che la gestione del rischio rimanga in primo piano e per monitorare le condizioni mutevoli, alcune aziende effettuano regolarmente chiamate programmate con i loro fornitori strategici, e le note delle chiamate vengono condivise ampiamente con i principali stakeholder interni. Queste telefonate incentivano anche i fornitori a prendere decisioni basate sui rischi identificati e aiutano a evitare situazioni di stock-out e altri problemi imprevisti.

Iniziare dalla fase di progettazione

Bisogna consultarsi con i fornitori nelle fasi di progettazione del prodotto e delle specifiche in modo che la resilienza della catena di fornitura possa essere stabilita all'inizio. La risposta a una lista di controllo dettagliata dei fattori di rischio e delle relative responsabilità dovrebbe essere richiesta ai fornitori con ogni preventivo che presentano. Questo dà alle aziende la possibilità di assumere, condividere, rifiutare o modificare quei rischi. I fattori di rischio possono includere il paese di origine dei singoli componenti della parte o del sistema in questione, le date di fine vita del prodotto e da quanto tempo il vostro fornitore è partner del produttore di componenti specifici nella parte o nel sistema.

Identificare i requisiti di rischio nelle richieste d'offerta (RFQ) o negli accordi di servizio principali permette anche ai team di approvvigionamento di considerare i fattori di rischio quando si valutano le proposte. Se gli ingegneri di prodotto e altri decisori a monte sono informati in anticipo dei problemi di rischio della catena di fornitura, possono evitare specifiche ad alto rischio quando progettano l'offerta.

Anticipare la reazione del fornitore

Fornire dettagli sui rischi della catena di fornitura richiede uno sforzo e una comprensione più profonda dei requisiti del cliente al di là delle specifiche del prodotto, dei tempi di consegna e dei prezzi. Alcuni fornitori potrebbero opporsi non solo a causa dell'onere amministrativo aggiuntivo, ma anche per la preoccupazione di potenziali responsabilità legali per la mancata informazione dei clienti sui rischi. Questi ostacoli possono essere mitigati durante le negoziazioni dimostrando la volontà di stabilire relazioni più profonde e a lungo termine con i fornitori in cambio di vere partnership di gestione del rischio.

Applicare la leva se necessario

La maggior parte dei fornitori capirà le implicazioni del loro rifiuto di cooperare con la richiesta di trasparenza di un cliente. Le tattiche di forza possono essere controproducenti, ma se necessario, si dovrebbe essere pronti ad assegnare l'attività in base alla cooperazione di un fornitore nel fornire le informazioni necessarie. Inoltre, quando si esaminano le prestazioni di un fornitore, la sua capacità di fornire costantemente dati accurati sul rischio della catena di fornitura dovrebbe essere pesata tanto quanto la consegna puntuale e il controllo dei costi.

Assicurarsi che le informazioni siano applicate

Le informazioni dai fornitori - compresi i fattori di rischio per componenti specifici, le notifiche di fine vita e i dettagli sulle potenziali interruzioni della catena di fornitura - devono raggiungere i team di prodotto e di progettazione dell’azienda in modo tempestivo. Per esempio, il team di sviluppo del prodotto può eliminare certi componenti semplicemente perché sono più costosi senza sapere o prendere in considerazione il loro rischio di catena di fornitura significativamente inferiore.

Una grande azienda di dispositivi medici con un processo di gestione del rischio trasparente ha scoperto che un adattatore di alimentazione a basso costo utilizzato in uno dei suoi dispositivi più redditizi era prodotto da un'unica azienda in Cina e non poteva essere sostituito con nessun altro adattatore disponibile. Piuttosto che accettare questi rischi per le prestazioni e la reputazione del marchio, l'azienda ha riprogettato il dispositivo per accogliere una gamma più ampia di adattatori di corrente.

Inoltre, i fornitori devono avere accesso al personale interno che può fornire loro una guida dettagliata alle specifiche e può autorizzare l'approvazione delle raccomandazioni dei fornitori che affrontano i rischi potenziali.

Stabilire un sistema per valutare e mitigare i rischi

Data l'alta posta in gioco - finanziaria, operativa e di reputazione – le aziende non possono fare affidamento solo sulla trasparenza dei fornitori per minimizzare il rischio. Anche con accordi ben strutturati da parte di fornitori cooperativi, rimarrà il potenziale per lacune di informazioni ed eventi imprevisti della catena di fornitura. Per esempio, le persone dell’ azienda potrebbero non aver comunicato correttamente la natura critica di un componente a un fornitore. E le interruzioni impreviste - come quelle che si sono verificate quando una gigantesca nave da carico è rimasta bloccata lo scorso marzo nel canale di Suez - non possono mai essere previste. Per questo motivo, le aziende dovrebbero stabilire un processo interno rigoroso e basato sui dati per valutare i rischi della catena di approvvigionamento e un protocollo di mitigazione del rischio che sia approvato e monitorato da vicino dal senior management.

Le interruzioni significative della catena di approvvigionamento che si sono verificate negli ultimi 18 mesi probabilmente colpiranno i produttori in uno dei due modi. Alcune aziende le vedranno come un campanello d'allarme per riesaminare e rafforzare le loro attuali pratiche di gestione del rischio. Altre concluderanno che la probabilità che un evento simile si verifichi in un futuro prevedibile è così remota che possono permettersi di non prendere ulteriori misure per gestire il rischio. Quest'ultimo è un errore enorme.

Tirare i dadi non è una strategia di gestione del rischio. Man mano che la catena di fornitura globale diventa più interconnessa e complessa, l'impatto del cambiamento climatico si espande e le tensioni geopolitiche e le restrizioni commerciali aumentano, la probabilità di interruzioni è destinata ad aumentare. Le aziende devono pianificare di conseguenza. Questi piani dovrebbero includere il rinnovamento del modo di selezionare e lavorare con i fornitori per garantire una maggiore trasparenza, la condivisione del rischio e la sostenibilità della catena di fornitura.

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