Cos'è l'IT Asset Management?

Cos'è l'IT Asset Management?

11 Ottobre 2018

La corretta gestione delle risorse informatiche all'interno e all'esterno di un'azienda, sia dal punto di vista hardware che software, ha forti ripercussioni sui processi di business. I vantaggi derivanti dall'applicazione delle best practice, le definizioni e le caratteristiche di queste pratiche vengono analizzate in questo articolo, tradotto dal blog di Ivanti.

Anche se è un ambito che esiste da molto tempo, ci sono ancora alcune vaghe interpretazioni che pretendono di definire l'IT Asset Management (ITAM).
Ma - per essere onesti - il termine asset management ha significati diversi a seconda del pubblico.

Quando si parla di asset IT, ci riferiamo in particolare a quegli asset che consentono di gestire il lato IT dell'azienda. In alcuni casi, questi asset tecnologici potrebbero non essere controllati dall'IT perché oggi è raro trovare un'azienda che non dispone di software e hardware che supportano il proprio business per una gestione più efficiente.

In questo articolo, analizzeremo l'argomento della gestione degli asset IT e analizzeremo i tipi di strumenti coinvolti, i vantaggi di questi strumenti e come massimizzare la spesa per il software.
Iniziamo con la definizione di IT Asset Management.

Che cos'è l'IT Asset Management?

L'International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM), risponde alla domanda: "Cos'è l'IT Asset Management?" definendo l'ITAM come "un insieme di pratiche aziendali che incorpora gli asset IT tra le unità aziendali all'interno dell'organizzazione".

L'ITAM include una revisione del software e dell'hardware attualmente utilizzati, garantisce la conformità delle licenze e tiene traccia dell'utilizzo delle risorse IT e delle eventuali modifiche necessarie. Un audit ITAM può farvi risparmiare denaro identificando il software per il quale avete una licenza eccessiva o un bene IT per il quale state spendendo soldi, ma che non utilizzate più.

Best practice di gestione delle risorse IT

Nella vostra attività, tenete sotto controllo le risorse finanziarie, come azioni e obbligazioni, così come le risorse di cui disponete nell'impresa, come immobili, flotte e macchinari.

Nel mondo tecnologico di oggi, in continua evoluzione, le risorse IT hanno lo stesso valore di queste risorse finanziarie e fisiche, se non di più, man mano che il commercio si sposta verso il mondo digitale.

Seguendo alcune delle migliori pratiche di gestione degli asset IT in aree quali la scoperta degli asset, la sicurezza, la governance, le policy, i processi, le metriche e la reportistica, l'ITAM manterrà bassi i rischi di business e di sicurezza. Contribuirà inoltre a tracciare le tendenze del ciclo di vita degli asset IT e a identificare le aree di risparmio di tempo e denaro.

Quali sono i tipi di gestione delle risorse IT?

I quattro principali asset IT che vengono gestiti sono:
- Software
- Hardware
- Dispositivi mobili
- Cloud

I tipi di IT Asset Management sono:
- Fisico: la scoperta e l'inventario dell'hardware, compresi PC, computer portatili, stampanti, fotocopiatrici e qualsiasi altro dispositivo utilizzato per scopi informatici e di gestione dei dati.
- Digitale: Il monitoraggio delle risorse IT di foto, video e dati digitali, comprese le copie cartacee digitalizzate.
- Software: Forse una delle aree di asset management IT più confuse e laboriose, a causa di problemi di conformità, requisiti di licenza, ShadowIT (l'IT viene installato e/o utilizzato senza conoscenze di gestione IT), e IoT (l'Internet degli oggetti - Smart TV, apparecchi intelligenti, persino giocattoli). Quest'area dell'ITAM è un'area che deve essere seguita diligentemente, costantemente rivista e deve essere fluida per soddisfare le esigenze dell'azienda, la sua leadership e il mercato in continua evoluzione.
- Mobile: Un compito ITAM complicato, il dispositivo mobile e l'uso dei dati includono non solo un'efficiente applicabilità, ma anche adeguate misure di sicurezza. I dispositivi mobili sono sempre più utilizzati sul campo, indipendentemente dal settore in cui ci si trova. Con questo in mente, sono anche i più vulnerabili per lo Shadow IT. Se i dipendenti iniziano a scaricare le applicazioni, anche se l'applicazione è vantaggiosa e può andare a vantaggio dell'azienda, dovrebbe essere rivista e approvata dal direttore o dal team di gestione IT in base alle politiche IT aziendali in vigore.
- Cloud: Anche se sembra che la gestione del cloud sia come sfruttare il vento, la gestione delle risorse IT dei componenti del cloud è effettivamente realizzabile e sicura. L'uso del cloud può eliminare la necessità di altri hardware (server) e software (problemi di licenze), non solo facendovi risparmiare denaro, ma mantenendo i dati sempre più accessibili.

Strumenti di rilevamento e inventario:

Una volta che abbiamo ristretto la definizione alle sole risorse IT, c'è ancora confusione. Permettetemi di iniziare differenziando l'ITAM dagli strumenti di rilevamento e inventario. Questi strumenti vengono utilizzati per scansionare la rete alla ricerca di indirizzi IP. Dopo averne trovato uno, viene eseguita una scansione di tutto il software installato. Se lo strumento utilizza un agente, l'agente viene preinstallato sul dispositivo e una scansione viene pianificata per eseguire una pianificazione specifica.

Che cos'è un database ITAM?

Un database ITAM ha tre componenti: fisico, finanziario e contrattuale.

Fisico:
Le informazioni fisiche vengono raccolte utilizzando le fonti di rilevamento e di inventario per accettare i dati che mostrano cosa viene distribuito. Fornirà inoltre visibilità su tutti gli asset IT che potrebbero trovarsi in un magazzino, ma non ancora distribuiti o magari programmati per essere ritirati. Queste informazioni sul magazzino vengono generalmente raccolte utilizzando processi manuali, lettori di codici a barre o sistemi RFID, se installati.

Finanziario:
Il secondo componente dell'ITAM è costituito dai dati finanziari. Questi dati sono spesso raccolti da un sistema di acquisto o da un ordine di acquisto. Indica il numero dell'ordine di acquisto, il nome del fornitore, la quantità, la marca e il modello, il prezzo di acquisto, l'ammortamento, il centro di costo e altri attributi finanziari in cui un'organizzazione potrebbe aver bisogno di visibilità. Il monitoraggio degli attributi finanziari di un asset è utile per comprendere il costo totale di proprietà, il ritorno sull'investimento e assegnare i costi ai progetti e ai servizi aziendali IT.  Aiuta inoltre un'organizzazione a comprendere le applicazioni legacy associate al debito tecnico, ad esempio sul mainframe, e consente di prendere decisioni migliori in merito alla fine del ciclo di vita di un asset.

Contrattuale:
La terza componente dell'ITAM è costituita dai dati contrattuali. Questi dati sono spesso raccolti dal rivenditore direttamente dal vendor/fornitore o da un sistema di gestione dei contratti, se esistente. Comprende le informazioni della versione finale negoziata del contratto, non le iterazioni in corso di negoziazione. Dettagli come il numero di versione, il diritto di licenza, il tipo di licenza, la SKU del fornitore, i giorni di formazione, i livelli di servizio, la manutenzione e altri fatti contrattuali importanti. Se si tratta di un cloud o di un acquisto di Software as a Service, i dettagli includeranno la quantità, il tipo di licenza, il numero di dispositivi, il prezzo di acquisto, se si sta portando il proprio software all'istanza cloud, i tempi del contratto, solo per citarne alcuni.

Gestione delle risorse software e hardware

I dati provenienti da queste fonti vengono consolidati in un database che diventa il centro di informazione. Indipendentemente dal fatto che i dati siano relativi a software, hardware o servizi associati a tali apparecchiature, essi vengono memorizzati a livello centrale. La gestione delle risorse software e hardware è un sottoinsieme dell'ITAM. Senza visibilità sull'hardware, diventa impossibile garantire che il software sia installato in conformità con il contratto di licenza. Allo stesso modo, senza la conoscenza degli SLA contrattuali e l'integrazione negli strumenti di gestione dei servizi IT, che forniscono informazioni sulla gestione degli incidenti e dei problemi, è difficile fare una gestione efficace dei fornitori e delle prestazioni.

Come per la maggior parte delle cose che riguardano la tecnologia, le definizioni, le interpretazioni e i modi in cui pensiamo a qualcosa si evolveranno nel tempo. Quando l'intelligenza artificiale assume il controllo dell'ITAM, sono sicuro che la definizione si evolverà ancora una volta.

I vantaggi della gestione delle risorse IT

L'IT Asset Management è molto di più che scegliere il software e i dispositivi migliori per la vostra azienda. Una volta che si dispone di un sistema di gestione delle risorse IT orientato agli obiettivi aziendali, si vedranno vantaggi come ad esempio:

- Maggiore efficienza nella gestione dei progetti
- Migliore sicurezza dei dati
- Miglioramento della conformità del software
- Migliore comunicazione tra le unità di business (es. vendite, marketing, contabilità fornitori, personale in prima linea)
- Miglioramento del servizio clienti grazie alla disponibilità dei dati ottimizzata
- Riduzione dei costi delle risorse IT attraverso una revisione coerente
- Semplificazione del processo di budgeting e del processo decisionale attraverso una maggiore comprensione delle risorse IT e del loro ruolo nell'azienda.

Articolo tradotto da:
Ivanti

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